يتم إصدار وثيقة أو عقد لتأكيد إرسال الشحنات، وتحتوي على جميع المعلومات الضرورية، مثل تفاصيل المرسل والمستلم، ووصف شامل للشحنة بما في ذلك النوع والوزن والحجم بالمتر المكعب، بالإضافة إلى تاريخ ومكان الإصدار ووجهة الشحن. تمنح هذه الوثيقة حقوقاً للمستلم، ويتم تسليم الشحنة له بناءً على هذا العقد عند وصولها. تتم إصدار بوليصة الشحن من شركة الطيران في حالة الشحن الجوي ومن الخط الملاحي في حالة الشحن البحري. تعتبر هذه الوثيقة بمثابة عقد بين شركة الشحن والعميل والخط الملاحي أو شركة الطيران، وتحمي حقوق العميل. يتضمن رقم البوليصة في الوثيقة الذي يسمح للعميل بتتبع الشحنات بكل سهولة